Eda KAYA BÜKÜLMEZ

SMMM

İşletme Bilim Uzmanı

Bilindiği gibi, işçi özlük dosyası, 10.06.2003 tarihinde yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesi hükümlerine göre tüm iş yerleri için zorunlu hale getirilmiştir. İşçi özlük dosyası,  bir işyerinin faaliyeti ne olursa olsun, o iş yerinde görev yapan tüm personeller ayrı ayrı düzenlenen ve işverenler tarafından tutulması zorunlu olan tüm bilgi ve belgeleri içeren dosyadır.

Bir işçi özlük dosyasında olması gereken en temel  bilgi ve belgeler; iş başvuru formu, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus kağıdı örneği ve vesikalık fotoğraf, ikametgah belgesi, adli sicil kaydı, İSG eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diğer belgeler, disiplin kurulu kararları  gibi  belgeler yer alabilir. 

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, gelişimlerinin,  eğitimlerinin, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

4857 sayılı İş Kanunu'nun işçi özlük dosyası ile ilgili 75. Maddesi hükmü aşağıdaki gibidir:

“Madde 75: İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Yine 4857 sayılı kanunun 104. Maddesi de özlük dosyalarının tutulmaması durumunda uygulanacak  idari para cezasının  yaptırımlarını açıklamaktadır.  Çalışma ve İş Kurumu  İl Müdürlüğü tarafından uygulanan idari para ceza miktarı,  2021 yılı için 3.064,00 TL olarak  belirlenmiştir.[1] İşbu idari para cezası özlük dosyası olmayan her işçi için ayrı ayrı düzenlenmektedir.

Diğer yandan, işçi özlük dosyaları çalışan işçilerin ta­kibi açısından da  ayrıca bir önem taşımaktadır. İşçi­nin sicilinin ortaya konulması, görevlen­dirmelerde ve ücretlerinin belirlenmesinde etkili olacaktır.  İşverenin özlük dosyasını usulüne uygun tutmaması ve her bir belgenin gereği gibi saklanmaması durumlarında işçi tarafından açılan davaları, işverenlerin kaybetmelerine neden olabilmektedir.

İşçi özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılma­mış olup, genel ifadelere yer verilmiştir. An­cak yasal hükümler ve personel depart­manı işlemleri göz önünde bulundurul­duğunda söz konusu dosyalarda aşağı­da belirtilen asgari belge ve kayıtların bulunması uygun olacaktır.

İşe girişte personelden temin edilmesi gereken evraklar:

-Nüfus cüzdanı fotokopisi

-Nüfus kayıt örneği

-İkametgâh belgesi

-Diploma fotokopisi

-Sağlık raporu

-Kan grubu kartı

-Adli sicil kaydı

-2 adet resim

-Aile durumunu bildirir belge

-Askerlik durumunu gösteren belge

-İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

-SGK işe giriş bildirgesi

İşçinin özelliklerine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:

-Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler

-Personel engelli ise Sakatlık Raporu fotokopisi ya da aslı

-Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış indirim yazısı

-Eski Hükümlü, terör mağduru veya engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı

-İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi

-Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

İşin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:

-Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge

-Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi

-İşin niteliğine uygun muayene raporları

-Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları

-Ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste

-Şoför işçi için ehliyet fotokopisi

-İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

İşe devam eden personelin bu süreçte özlük dosyalarına eklenmesi gereken evraklar:

-Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,

-Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,

-İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,

-İstirahat ve iş göremezlik raporları

-İmzalı bordrolar/ücret pusulaları

-Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler

-Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,

-Performans değerlendirme formları

-İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri

-İş kazası tutanağı

-Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge

-İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

İşten çıkışta özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar:

-SGK işten ayrılış bildirgesi

-İbraname

-Çalışma belgesi/hizmet belgesi

-Fesih bildirimi

-İstifa dilekçesi

-Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları

-Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler

-İşçiye noterle yapılan bildirimler

-İhbarname

Varsa özlük dosyasında saklanmasında fayda olan dosyalar:

-İşe başvuru Formu

-İş teklif formu

-Evlilik cüzdanı fotokopisi

-Referans mektupları

-Özgeçmişler

-Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri

-Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi

-Ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge

Diğer yandan,  özlük dosyası sürekli işlerde çalışan işçiler için düzenlenmektedir. Süreksiz işlerde yani 30 günden az çalışanlar için özlük dosyası düzenlenme zorunluluğu bulunmamaktadır.  İşbu dosyanın düzenlenebilmesi için çalışan ile işveren arasında bir iş ilişkisinin olması gerekmektedir.  İş ilişkisi yoksa hazırlanan özlük dosyasının hukuka aykırı olmadığı anlamına gelir ve TCK 135. maddesi gereği suç sayılmaktadır.

Son olarak, işçi özlük dosyalarını  işveren tarafından kaç yıl süreyle saklanması gerektiğine ilişkin herhangi bir düzenleme yer alamamakla beraber SGK mevzuatı gereğince ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından itibaren 10 yıl süreyle saklanması zorunludur.  Ayrıca kamu idareleri 30 yıl, tasfiye ve iflas  idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır.  Ayrıca, iş sağlığı  ve güvenliği mevzuatına göre kişisel dağlık dosyalarının  da 15 yıl süreyle saklanması  zorunludur.  İşbu  dosyaların  SGK denetim ve kontrol  memurlarınca istenmesi durumunda ise, 15 gün içerisinde ilgili birime ibraz edilmesi gerekmektedir.

[1] Uygulanacak idari para cezası miktarları her yıl yeniden değerleme oranında artırılmaktadır.